Access Veritabani

Konu: Access Veritabani Paz Tem. 04, 2010 7:50 pm

[QUOTE=akinci0688;2808][URL="http://enm.blogcu.com/access-veritabani_5585061.html"]Access Veritabani [/URL]

ACCESS VERİTABANI OLUŞTURURKEN

ALANLARIN TANIMLANMASINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Bir access veritabanı tasarlamanın ilk adımı veri tabanının amacını ve nasıl kullanılacağını tanımlamaktır.Bu işlemde veri tabanından istenen veriler ortaya çıkarılır.
Tanımlama adımında öncelikle veri tabanını kullanacak olan kullanıcılar ile görüşülür.Ne tür verilerin kullanıldığı ve bunların hangi evraklardan (olaylardan) kaynaklandığı araştırılır.Özellikle kullanıcıların hangi raporlara gereksinim duyduğu araştırılır.
Örnek olarak :Satış takibi nasıl yapılacak?Hangi raporlara gereksinim var ?Aylık satışlar , plasiyere (satıcı) göre satışlar ,bölgelere göre satışlar,müşteri bazında satışlar,vb.Bunun dışında satışlar hangi evraklardan işlenecek? Faturalardan ,irsaliyelerden,telefon görüşmelerinden,sipariş formlarından vb. Tüm bu sorgular yapıldıktan sonra alan adlarının tanımlanmasına geçilebilir.

ALANLARIN TANIMLANMASI :
Veritabanı tasarımında; ilgili bilgilerin toplanmasının ardından tablolardaki bilgilerin; yani alan adlarının tanımlanmasına geçilebilir.
Tabloların ayrıntılarının tanımlanması için öncelikle, tablonun özellikleri ve tablodan beklenenlerin ne olduğu belirlenmelidir.Tablonun alanları,tabloda yer alan her bir satırın (kaydın) alanlarıdır .Bu nedenle birim işlenecek kayıt düşünülmelidir.Bu işlem için de öncelikle veriye duyulan gereksinim düşünülmelidir.

Tablo:

N
0
Alan 1
Alan 2

Alan 3
Alan 4
1
...
...
...
...
2
...
...
...
...
3

Tablonun bir alanı,tablo ile mutlaka ilgili bir veri olmalıdır.Tabloda gereksiz bir veri alanına kesinlikle izin verilmemelidir.Tablo alanlarına verinin en basit hali konur.Hesaplanmış verinin bir alanda yer almasına gerek yoktur.Örneğin,fiyat ve adet bilgilerinin yer aldığı tabloda fiyat X adet olarak hesaplanacak tutar bilgisinin tutulmasına gerek yoktur.Access,bunu her yerde,çıktı alacağı zaman çarpabilir.
İlgili bütün alanlar tabloda yer almalıdır.Bu nedenle tablonun tasarımından önce tablonun alanları iyi bir şekilde düşünülmelidir.

ANA ANAHTAR ALANI
Microsoft Access’in ilişkisel veritabanı yönetim sisteminin gücü onun hızlı bir şekilde arama ve ayrı tablolardaki bilgileri bir araya getirme (bütünleştirme) özelliğinden doğar.
Access’in etkin bir şekilde çalışabilmesi için; her tablonun satırlarındaki kayıtları tek başına belirtebilecek bir ya da daha çok alan kullanılır.Bu genellikle tek bir numaradır.
Örneğin: bir öğrenci kayıtları için öğrencinin numarası ,personel kayıtları için personelin SSK numarası,bir malın kodu, vb. numaralar ilgili kayıtları işaret edebilirler.İşte bu bilgilere ana anahtar (primary key) ya da birinci anahtar denir.

Öğrenci kayıtları
Numarası
Adı soyadı
Bölümü
Adresi
Telefon
101250071
Ahmet Yılmaz
Seracılık
3654 sok.No :10
9478552
101250072
Hilal Aydoğan
Mimarlık
67+ str. No :25
6468465
101250073
Semra Temiz
İktisat
5464 sok no:45
5465463
101250074

Yukarıda bir öğrenci tablosu yer almaktadır.Bu tablonun satırları Öğrenci kayıtlarından oluşur.Bu kayıtların ana anahtarı Numarası alanıdır.Dikkat edilirse numara özellikleri olan bir bilgidir ve tek başına öğrenci kaydını diğerlerinden ayırt eder.Diğer bir değişle numaranın tekrarı yoktur.Numarasını söyleyen bir öğrencinin diğer verilerine kolayca erişilebilir.
Bununla birlikte öğrenci kaydına bakılacak olursa numara alanının hiçbir şekilde tekrar etmediği görülmektedir.Yani numara tablo içinde tek (unique)bir bilgidir.Bunun tersine adı,soyadı, bölümü ,adresi gibi bilgileri öğrenci kaydının ana anahtarı olamaz.Bunun nedeni ise Öğrencilerin adlarının benzerliğidir.

Genel Olarak Alan İsimlerini Yazarken Şu Kurallara Dikkat Etmek Gerekir

¨Alan adlarını belirten kilit sözcükler geniş kapsamlı olmalıdır.

¨Türkçe karekter kullanılmamalıdır.
¨Karekterler arasında boşluklar bulunmamalıdır.
¨Yazı karekterlerinin sayısı 64 karekteri geçmemelidir.
¨Rakamlar için karekter sayısı sınırlaması yoktur.

¨Nokta (.),Ünlem (!), tek tırnak ve parantez işaretleri kullanılabilir.
¨Nokta ,ünlem ,tek tırnak ve parantez haricindeki özel işaretler kullanılmaz.
¨Kelimeye boşlukla başlanılmaz.
¨Kelimeler kontrol karekterlerini içeremez.
¨Çift tırnak kullanılmaz.

AYRINTILAR:
Alanlardaki Veri Tiplerini Tanımlamak

1. Alan adı verirken diğer veri tabanı nesnelerindeki kurallar aynen geçerlidir: 64 karaktere kadar uzunluğa sahip olabilir; harfler, sayılar, boşluklar, özel karakterler (nokta, ünlem, kesme (‘) ve parantezler hariç) içerebilir. Nesne isimlerinde boşluk kullanabilirsiniz (fakat ilk karakter olarak kullanılamaz).
Genelde, Access nesnelerini isimlendirirken boşluk kullanmaktan kaçınmak zekice olacaktır, özelliklede alan isimlerini VBA kodunda kullanmayı düşünüyorsanız. Örneğin, bir alanı Posta Kodu yerine PostaKodu veya Posta_Kodu olarak isimlendirebilirsiniz.
2 .Alan tanımlamalarında Veri türü de belirtilmelidir. Bu ayar, girdi ve çıktı formatını belirler ve veri girdisini geçerli kılmak için bir yol sağlar. (Mevcut veri tiplerinin detaylı listesi için sonraki kesime bakın.)
3. Alan tanımı tercihe bağlıdır. Buraya metin girerseniz veritabanının dökümantasyonu kolaylaşır. Aynı zamanda tanım, siz veya diğerleri tablonun içindekileri Veri sayfası görünümünde inceliyorken de yardımcı olur. Çünkü, ilgili alanın tanım metni durum çubuğunun sol alt köşesinde gösterilir. Bu katarın azami uzunluğu 255 karakterdir.
4. Son olarak, seçilen alanın özellikleri tablo penceresinin alt yarısında gösterilir. Her alanların özellikleri, seçtiğiniz veri tipine bağlı olarak farklı farklıdır. Ancak, genelde bu özellikleri kullanarak her bir alana kabul edilen verinin türü, görüntüleme formatı ve alanı bir forma veya rapora yerleştirdiğinizde gösterilen varsayılan başlık gibi daha fazla detayı ayarlayabilirsiniz.
Bir veri Türü Seçmek

1.Metin : Harfler, sayılar ve noktalama işaretleri dahil maksimum 255 karakter girmenizi sağlar. Bu veri tipi hesaplama veya sıralama yapılmayan SSK numaraları ve telefon numaraları gibi sayısal verileri girmek için de kullanılabilir.
Metin alanının maksimum uzunluğunu ayarlamak için Alan boyutu özelliğini değiştirin. Varsayılan alan boyutuna da 50 yerine daha makul bir değere (diyelim, 10 veya 12 gibi ) getirmek için araçlar ® Seçenekler’e tıkladıktan sonra Tablolar/Sorgular sekmesine geçin ve Varsayılan Alan Boyutu metin kutusuna istediğiniz sayıyı yazın.
2.Not : Bu veri türü, 64.000 karaktere kadar uzun metin bloklarını yazabilmenizi sağlar. Not alanları biçimlemeye izin vermez. 255 karakteri aşan açıklamalar için kullanışlıdır.
3.Sayı: Sadece sayısal karakterlerin girilmesine izin verir. Alan Boyutu özellik kutusundan bir kayıt seçerek formatı daha da belirginleştirebilirsiniz. Bayt en etkili ve kısıtlayıcı seçenektir, 0-255 arası sayılar girmenize izin verir. Ondalık içermeyen pozitif veya negatif tamsayıları depolamak için Tamsayı’yı (-32768’den 32767’ye kadar) veya Uzun Tamsayı’yı (-2.147.483.648’den 2.147.4843.647’ye kadar) seçin. Tek, Çift ve Ondalık formatları giderek daha hassas ondalıklı sayılara izin verir.
. Bir alanda, stoktaki malların sayımı gibi sadece tamsayılar saklayacaksanız 2 baytlık Tamsayı tipi ihtiyacınızı karşılayacaktır. Diğer yandan, alan ondalık içerecekse varsayılan format Çift’tir. Genelde hassasiyeti Tek’e çevirmek sorun çıkarmaz ve depolama gereksinimin yarıya indirir. Maksimum kesinlik gerektiren bilimsel veriler veya mühendislik verileriyle çalışmadığınız sürece Ondalık formatını kullanmayın.
4. Tarih/Saat: Bu veri türü çeşitli formlar ve tarih ayraç karakterleri kullanarak tarih ve saat değerleri girmenizi sağlar. Verinin Veri Sayfası görünümünde gösterilişini kontrol etmek için Biçim özelliğini kullanın.
Access 2000, Y2K (2000 yılı ) uyumludur. Ancak, yine de tarihleri iki basamaklı girerseniz veri karmaşası yaratabilirsiniz. Daha da kötüsü, varsayılan tarih gösterimi sadece iki basamak görüntüleyen Windows Kısa Tarih formatını kullanır. Yılları 4 basamak kullanarak yazsanız bile hayati bir değişiklik yapmadığınız sürece Access bunu 2 basamaklı biçimde gösterecektir. Bu değişikliği yapmak için Denetim Masasındaki Bölgesel Ayarlar simgesine çift tıklayıp Tarih sekmesine geçin. Kısa tarih biçimi kutusundan gg.aa.yyyy biçimini seçip Tamam’a tıklayarak yaptıklarınızı kaydedin. Bu küçük değişiklik Access’i (ve gezgin dahil tüm Windows programlarını ) tarihleri her zaman dört basamaklı olarak açık bir şekilde görüntülemeye zorlar.
5. Para Birimi:Sayı formatlarından farkı, sayı değerlerini (Denetim Masasının Bölgesel Ayarlarında belirtilen) para birimi sembolünü kullanarak görüntülemesidir. Para Birimi alanı ondalık noktasının solundan 15, sağından 4 basamağa kadar hassasiyet taşır ve bu özellik değiştirilemez.
6.Otomatik Sayı : Bu veri türü, siz veritabanına yeni kayıtlar eklerken Access tarafından sağlanan ardışık tamsayılar alanıyla sonuçlanır. Otomatik Sayı alanları genellikle fatura numaraları ve birincil anahtarlar için kullanılır.
Varsayılan Otomatik Sayı alanı özellikleri sıralı değerler üretir. Ancak, isterseniz üretilen numaraların ilgili tabloda benzersiz olan rasgele sayılar olmasını sağlayabilirsiniz. Bu alanın Yeni Değerler özelliğini Rasgele olarak ayarlayın. Bu seçenek bir tablodaki veri giriş sırasının belirli olduğu izlenimini vermek istemediğinizde işe yarayacaktır.
7. Evet/Hayır : Sadece iki değer içerecek alanlar için bu veri türünü seçin. Örneğin, Evet/Hayır alanlarını kullanarak vergiden muaf müşterileri tanımlayabilirsiniz. Biçim özelliğini kullanarak görüntülenen değeri Doğru/Yanlış veya Açık/Kapalı yapabilirsiniz.
8. OLE Nesnesi : Diğer programlarda geliştirilen resimler, belgeler ve OLE nesnelerini depolamayan bir alan yaratmanızı sağlar. Bu alanı kullanan alanları sıralayamaz, sıralayamaz ve gruplayamazsınız.
9. Köprü : Web adreslerini, klasörleri, dosyaları ve diğer nesneleri işaret eden tıklanabilir bağlantılar oluşturmanızı sağlar. Bu veri türündeki alanların her biri 64.000 karaktere kadar veri depolayabilir.
TABLONUN GENEL KISMINDAKİ ÖZELLİKLER
A) ALAN BOYUTU:
Tablo tasarım penceresinde tanımlanan metin alanlarının uzunluğu karakter sayısı cinsinden bu bölümde tanımlanır.Metin türü olan alanların uzunlukları en çok 255 karakter olabilir. Sayısal veri türlerinin girilmesi söz konusu ise, bu alan üzerinde bir küçük pencere açılarak sayısal veri türünün seçilmesi istenir. Veri türü olarak Sayı seçeneği sayısal alan türü simgeleniyordu. Sayısal veri girişleriyle ilgili olarak, hangi tür sayısal alan tanımlayabileceğimizi aşağıdaki pencere üzerinde görüyoruz.
Sayısal veri türleri için altı tür tanım yapmak olasıdır. Bu tanımlar, Byte, Integer, Long Integer, Single, Double ve Replication ID biçimindedir. Her hangi bir seçim yapılmaz ise Long Integer olduğun varsayılır.

B) BİÇİM
Metin türü alanlara yapılacak olan girişlerin, örneğin tümüyle büyük, yada küçük harfle dönüştürülmesi isteniyorsa Biçim satırı kullanılabilir. Bunun için bazı özel işaretle kullanılır. Metin türü alan özellikleri için yapılabilecek tanımlamaların en önemlilerini aşağıdaki tabloda görülmektedir.
Tarih yada zaman bilgilerinin girildiği Tarih / saat biçiminde bir alan tanımlanmış ise, bu kez farklı seçimlerin yapılması söz konusu olacaktır. Tarih ve zaman bilgilerini biçimlendirmek üzere, Biçim satırında aşağıda yer alan tanımlardan yararlanılır.
Tarih ve zamanlar için genel tarih biçiminde genel tanım yapıldığı takdirde, tarihler için gün/ay/yıl, zamanlar için saat/dakika/saniye biçimi kabul edilmiş sayılır. İstenirse sadece tarih veya zaman için de tanımlar yapılabilir.

B) GİRİŞ MASKESİ
Veri girişinde, bir alan için giriş maskeleri oluşturarak, verilerin belirli bir kurala uymaları saglanabilir. Örneğin, alana sayısal bir karakterin girilmesi gerekiyorsa, giriş esnasında kullanıcıyı buna zorlamak olasıdır. Input mask (giriş maskesi) özelliği bu tür amaçlar için kullanılabilir.
Default Value :
Bazı alanlara herhangi bir değer girilmediği zaman, önceden belirlenen bir değerin otomatikman yerleşmesi istenebilir. Böyle bir amaca ulaşmak üzere Default Value satırına bir tanımın yapılması gerekir.
Validation Rule,
Validation Text :
Belirtilen alana girecek veri üzerinde bir kıstasın sınanması yada bir sınırın konulması gerekiyorsa Validation Rule satırında bazı özel tanımlar yapılabilir. Bu satırlarda yapılan kısıtlamalara uyulmadığında, kullanıcıyı uyarmak üzere bir mesaj görüntülenecektir. Mesajın içeriği ise Validation Text satırında tanımlanır.

Required :
Bazı alanlara bilgi girişini zorunlu hale getire bilirsiniz. Bu amaçla, alan özellikleri arasındaki Required satırı kullanılır. Bu satırın sağ tarafında yer alan düğmeye basılarak bir pencere açılır. Bu pencere üzerinde sadece Yes ve No seçenekleri yer almaktadır. Eğer Yes seçilirse bu alana bilgi girişi zorunlu hale getirilmiş olur.

Allow Zero
Length :
Metin türü alanı için geçerlidir. Eğer sıfır uzunluklu dizi girişini denetlemek gerekiy
[/QUOTE]

» MS Access 2000 Dersleri 1
» Access Veri Tabanı Videolu Dersler
» Veritabanı Seçimi
» Perl ile Veritabanı Programlama
» Delphi İle Veritabanı (Paradox) Videolu